¿Es necesario un nuevo sistema de información para mi empresa?: 4 preguntas clave (PARTE I)

Implementar un Sistema de Información (SI) involucra un esfuerzo considerable de recursos (sobre todo en términos monetarios, humanos y tiempo), enmarcado en una decisión estratégica que no es fácilmente reversible. En este sentido, antes de iniciar un proyecto para el diseño o implementación de un SI en la empresa, la gerencia de la organización deberá aclarar 4 preguntas clave: ¿Necesito actualizar mi SI?, ¿Adquiero un software comercial?, ¿Adquiero un software de pago o de distribución gratuita? y ¿Cómo se implementará el sistema de información?

1. ¿Necesito actualizar mi SI?

La decisión estratégica de actualizar, rediseñar o diseñar el SI marca el punto de partida de un proyecto que busca la mejora de la captura, almacenamiento, procesamiento y presentación de reportes de datos e información en la organización. Hay que recordar, como ocurre en toda decisión estratégica, un proyecto de diseño de un SI involucrará el análisis de una serie de riesgos y oportunidades. El balance entre los riesgos y oportunidades conducirá a la justificación  de la respuesta a la pregunta planteada.

Desde una visión holística, un SI tiene el propósito de abarcar los procesos, reglas del negocio e información (Rossberg J., 2009). Una mejora en el proceso, regla del negocio y/o flujo de información podrían definir si la actualización o diseño de un SI es un paso vital para el crecimiento de la organización. Tal vez, la mejor razón para iniciar un proyecto requiere preguntarnos, en primera medida, sí el nuevo SI coadyuva a alcanzar los propósitos de la organización, e incluso, si este podría conducir a desarrollar una ventaja competitiva a partir de la reducción de costos, creando barreras a la competencia, aumentando los costos de cambio, desarrollando nuevos productos, diferenciando productos, estableciendo alianzas o asegurando compradores y proveedores (Oz, 2008).

Foto: Jonathan Petersson. Pexels. https://www.pexels.com/photo/asphalt-blur-cars-commuting-399636/. Photo free for personal and commercial use

Las razones en inversión en SI también podrían variar según el tipo de negocio, el mercado, los contextos y tendencias tecnológicas, haciendo que los motivos de ayer no sean vigentes hoy. De acuerdo a los resultados arrojados por una encuesta  sobre prioridades en Tecnologías de Información (IT) realizada por la empresa Gartner (http://www.gartner.com/newsroom/id/2304615) y dirigida a más de 2000 ejecutivos  en el año 2012,  sugiere que, incrementar el crecimiento de la empresa, mejorar los resultados operacionales, reducir los costos, y atraer y retener nuevos clientes, son prioridades que involucran invertir en tecnología. En el año 2011, en una encuesta similar, el desarrollo e innovación en los IT se fundamentaba en 5 razones (Linton, 2012):

  • Productividad: Participe en la mejora de la eficiencia, reducción de los costos y contribución a la productividad del negocio.
  • Información: Mejora de la gestión de la información e inteligencia del negocio
  • Reducción de costos
  • Colaboración: Para alcanzar los objetivos de crecimiento y productividad de la organización
  • Atención al cliente: Mejora de la calidad en la atención al cliente

Cada organización deberá listar sus propias razones sin desconocer las nuevas tendencias que proponen el constante desarrollo tecnológico, que de algún modo, supondrán un avance en los SI. Estas nuevas tendencias incluyen la Inteligencia Artificial (IA), el aprendizaje de máquinas, la automatización de rutinas, el manejo de grandes volúmenes de datos (Big Data), la minería de datos, el e-marketing, el trabajo colaborativo, entre otras .

Referencias:

Rossberg, J. (2009). Pro visual studio team system application lifecycle management. Pro Visual Studio Team System Application Lifecycle Management (pp. 1–319). Apress Media LLC. https://doi.org/10.1007/978-1-4302-1079-5

Linton. (2012). Five Reasons Organizations Develop IT Systems. Small Business. Fuente: http://smallbusiness.chron.com/five-reasons-organizations-develop-systems-23853.html

Oz. (2008). Management Information Systems. Boston: Cengage Learning. P. 650.

Juan Carlos Vergara Schmalbach

Autor: Juan Carlos Vergara Schmalbach

Docente investigador de la Universidad de Cartagena. Docente de pregrado y postgrados en el área de métodos cuantitativos de gestión y nuevas tecnologías, con énfasis en modelos de simulación.

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